Telekonferencje są prostą i naturalną metodą budowania relacji biznesowych, jednak bez odpowiednich przygotowań mogą okazać się stratą czasu… Co zrobić, aby spotkania tego typu nie przerodziły się w niekontrolowane przekrzykiwanie się. Jeśli jesteś organizatorem takich spotkań, to Twoją odpowiedzialnością jest koordynacja i zapanowanie nad uczestnikami.
Nie wiesz jak efektownie przeprowadzić biznesową telekonferencję? Przeczytaj 7 kluczowych zasad prowadzenia efektywnych spotakań na odległość ↓
Wszystko wskazuję na to, że sposób prowadzenia biznesu za pośrednictwem wideokonferencji będzie się pogłębiał. Wydarzenia z początku roku zmieniły rytm pracy wszystkich. Zoom opanował cały świat — narzędzia do telekonferencji stały się podstawowym narzędziem biznesowym. Na formę wideokonferencji przesiedli się nawet najbliżsi współpracownicy. Tym kanałem prowadzone były rozliczenia pierwszokwartalne, a także w wielu przypadkach debatowano nad antykryzysową strategią.
W rezultacie na jakość takich spotkań narzekało wielu, większość wpadła w typowe pułapki połączeń konferencyjnych. W źle prowadzonej telekonferencji zwykle brakuje wskazówek wizualnych. Uczestnicy nie wiedzą, kto mówi, jaka jest kolejność i na jakiej stronie dokumentu znajdują się wszyscy inni. Jeśli nie uda się ustawić płynnej wymiany zdań, niewiele da się ustalić. Jeśli jesteś hostem spotkania, musisz zapanować nad przebiegiem całej rozmowy.
Jakie narzędzie wybrać?
Różni ludzie i firmy mają zupełnie inne potrzeby, dlatego dostawcy oferują szeroki zakres usług, a nawet różne pakiety w ramach jednego rozwiązania. Platforma połączeń konferencyjnych powinna zostać dobrana do własnych potrzeb. Jeśli po prostu chcesz mieć możliwość łatwego organizowania i inicjowania spotkania przez telefon, korzystając z podstawowych funkcji, takich jak nagrywanie rozmów: możesz sprawdzić bezpłatne rozwiązania dostępne na rynku, takie jak Gogle Hangouts czy Skype. Popularnych rozwiązaniem jest platforma chmurowa Zoom, gdzie plan Basic pozwala na połączenie nawet 100 użytkowników. Jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanych funkcji, organizujesz masową telekonferencję bądź potrzebujesz jakości streamu w wersji HD, sprawdź usługi platformy ClickMeeting.
Przygotuj i rozpowszechnij porządek obrad
Odpowiednio dobrane narzędzie to pierwszy krok. Nawet najlepsza platforma nie poprowadzi spotkania :) Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w połączeniu konferencyjnym, które wydawało się nie mieć sensu, celu ani końca? Wszyscy mamy za sobą takie doświadczenia… Zanim wyślesz pracownikom zaproszenie do kalendarza, ułóż plan spotkania. Tylko to pomoże osiągnąć pożądane wyniki. Niezależnie od tego, czy prowadzisz konferencję dla 4, czy 40 osób, koordynacja nie jest prostym zadaniem i do każdej telekonferencji musisz być przygotowany.
Zapoznaj się z 7 kluczowymi zasadami prowadzenia efektywnych spotkań na odległość.
1.Ustal jasny plan spotkania
Kluczowe będzie: wyznaczenie celów, przedstawienie zarysu rozmowy, zaprezentowanie tego, po co właściwie się zdzwaniamy. Odpowiednio rozpisany schemat pozwoli spiąć w ryzach całe spotkanie. Każdy uczestnik powinieneś mieć świadomość, jak długo potrwa połączenie. Upewnij się, że o samym spotkaniu informujesz zainteresowane osoby z odpowiednią rezerwą czasową. Wszyscy będą mogli uporządkować swoje harmonogramy i dopasować je do wyznaczonego terminu. Oczywiście, bywa, że idealne zgranie terminarzy okazuje się niemożliwe. W takich sytuacjach warto rozważyć narzędzie, które umożliwi rejestrowanie telekonferencji. To pozwoli dostarczyć materiały wszystkim nieobecnym.
2.Wyznacz właściwą porę
Pora też ma znaczenie. Staraj się umówić połączenie konferencyjne w ciągu dnia, ale nie podczas lunchu. Należy również pamiętać, że niektórzy zdalni pracownicy mogą funkcjonować w innym trybie bądź nawet znajdować się w innej strefie czasowej. Jeśli planujesz ważne, kilkugodzinne spotkanie, rozważ utworzenie ankiety. Zapytaj o dostępność wszystkich uczestników, to pozwoli zaplanować najlepszy termin nadchodzącego połączenia konferencyjnego.
3.Skutecznie poinformuj
Wyślij zaproszenie do kalendarza. O tym podstawowym elemencie zapomina wielu organizatorów. Tworzenie zaproszeń kalendarza zajmuje chwilę, a przy dodaniu odpowiednich dodatków pozwoli zorganizować bardziej produktywne spotkanie. Najpierw dołącz program i poinformuj uczestników, jak powinni się przygotować. Być może wszyscy powinni zrobić burzę mózgów przed spotkaniem, przygotować pytania lub przeczytać wcześniej inne załączniki? Po pierwsze, ułatwiaj – dołącz linki do aplikacji z dostępem jednym kliknięciem. Nie zapomnij ustawić powiadomienia przypominającego co najmniej 15 minut przed spotkaniem. Aby uczestnicy nie zapomnieli o połączeniu konferencyjnym, wysyłaj im zaproszenia z kalendarza, e-maile lub SMS-y z dokładną godziną i datą wydarzenia. Najważniejszą częścią połączenia konferencyjnego jest dobrze przygotowany program. W przypadku połączeń konferencyjnych prześlij porządek obrad co najmniej 24 godziny przed spotkaniem. Pozwól uczestnikom dodać opinie, punkty i pytania. Właściwy porządek obrad doprowadzi do bardziej produktywnego spotkania, więc zapisz cele wyraźnie na początku dokumenty, tak aby wszyscy zauważyli zmiany na czas.
4. Bądź na czas
Jako gospodarz połączenia konferencyjnego dołącz do rozmowy pięć minut wcześniej i sprawdź, czy wszystko jest gotowe na konferencje. Upewnij się, że kamera i mikrofon są ustawione, a Ty masz przestrzeń do swobodnej rozmowy. Sprawdź, czy wszystkie wymagane dokumenty, multimedia lub inne pliki zostały przesłane. Jako gospodarz musisz pilnować, aby wszyscy byli na bieżąco. Przed rozpoczęciem połączenia, musisz sprawdzić, czy wszyscy są obecni, a w trakcie śledzić spóźnionych dołączających. Jak zacząć?
Zadzwoń co najmniej pięć minut przed czasem rozpoczęcia, aby powitać uczestników i upewnić się, że mają wszystko, czego potrzebują, aby wziąć udział. Po rozpoczęciu rozmowy ustal szybkie wytyczne dla członków zespołu. Zacznij od przedstawienia się i przejdź do przedstawiania siebie nawzajem, jeśli nigdy się nie spotkali lub jeśli w grę wchodzi duża liczba osób. Poproś ich, aby mówili się za każdym razem, gdy mówią, aby upewnić się, że ludzie wiedzą i rozumieją, kto mówi.
5. Wyeliminuj rozpraszacze
Jednym z głównych problemów podczas połączeń konferencyjnych jest hałas w tle. Oczywiście, niespodzianki mogą pojawić się w każdym momencie. Jeśli napotkasz ten problem, poproś wszystkich o wyciszenie mikrofonu. Oswojenie technologii jest bardzo ważne. Jeśli dopiero zaczynasz „występować” w roli prowadzącego, poćwicz z technologią. Znajdź wszystkie przyciski na wizualnych elementach sterujących połączeniami. W nagłych sytuacjach musisz wiedzieć jak wyciszyć pojedynczą linię lub wszystkich rozmówców jednocześnie. Klątwą wielu nieudanych połączeń konferencyjnych jest to, że jedna osoba ze złym połączeniem lub nieokreślonym hałasem w tle przeszkadza w spotkaniu. Można łatwo temu zapobiec, korzystając z elementów sterujących. Wyciszanie jest szczególnie ważne podczas sesji pytań i odpowiedzi, więc upewnij się, że Ty i Twoi uczestnicy wiecie, jak korzystać z tych funkcjonalności. Jeśli uczestniczyłeś w połączeniach konferencyjnych, na pewno wiesz, jak wszystko może wymknąć się spod kontroli z powodu najdrobniejszych problemów technicznych.
6. Zaangażuj uczestników
Ważne jest, aby utrzymać zaangażowanie uczestników. Brak fizycznej obecności może sprawić, że uczestnicy z łatwością zgubią się bądź zajmą czymś zupełnie innym. Aby uniknąć tego problemu, spróbuj zaangażować wszystkich do dyskusji. Zadawaj pytania i za każdym razem adresuj się do innych osób. Nie zapomnij wyjaśnić i dopytywać czy wszystko jest zrozumiałe. Wskazane jest, abyś od czasu do czasu, zatrzymasz się na chwilę, aby dać uczestnikom czas na przemyślenie i zadanie kilku pytań. Zapisuj pomysły, pytania i opinie. Jeśli chcesz być aktywnym słuchaczem i lepszym gospodarzem, rób notatki również podczas spotkania, nawet jeśli rejestrujesz rozmowę.
7. Zakończ sensownie
Przed rozłączeniem się krótko omów wszystko, co zostało przedyskutowane z uczestnikami. Podsumuj kluczowe punkty programu, które udało się omówić i nakreśl kolejne kroki. Każdy uczestnik musi znać swoje dalsze działania i obowiązki po zakończeniu rozmowy.
Upewnij się, że każdy rozumie kolejne kroki i zna obowiązujące terminy. Po zakończeniu merytorycznej dyskusji możesz poprosić o ogólną opinię na temat jakości połączenia konferencyjnego. Można to zrobić także w wiadomości mailowej wysłanej zaraz po spotkaniu. Podsumuj to, co wydarzyło się w trakcie, przedstaw kolejne kroki, przypisz odpowiednie role i terminy konkretnym osobom. Aby podnieść skuteczność spotkania, zadbaj o jasne, pisemne podsumowanie. To utrwali ustalenia i zwiększy szansę na płynne wdrożenie zmian. Wyślij podsumowanie i nie zapomnij o podziękowaniu :) Wszyscy będą zadowoleni z pozytywnego bodźca po długim połączeniu konferencyjnym!
Zastanawiasz się, aby pójść krok dalej i wykorzystać wideo połączenia w relacjach z klientami? Napisz do nas, pokażemy jak budować relacje z wykorzystaniem tego kanału →kontakt@interimsales.pl